TOIMINTASUUNITELMA KAUDELLE 1.1.-31.12.2010

 

1. Keskeiset tehtävät

 

Edunvalvonta

SUOMA ry on jäsenistönsä edunvalvoja ja pyrkii tässä roolissa parantamaan matkailuorganisaatioiden toimintaedellytyksiä ja toimintakykyä.

SUOMA ry:n tavoitteena on edelleen käynnistää keskustelu kansallisessa matkailustrategiassa määriteltyjen alueellisia matkailuorganisaatioita koskevien rahoitusperiaatteiden ja toimintamallien eteenpäin viemisestä.  Konkreettisena toimenpiteenä on koota riittävän laajapohjainen työryhmä Matkailun edistämiskeskuksen, TEMin, maakunnanliittojen ja Kuntaliiton kanssa.  Tavoitteena on löytää yhteinen näkemys, joka varmistaa pitkäjänteisen matkailun kehittämistyön ja siihen tarvittavan organisaatioiden toiminnan perusrahoituksen. 

Tällä valmistaudutaan myös siihen aikaan, jolloin nykyisenkaltaista hankerahoitusta ei enää ole laajamittaisesti käytettävissä.

SUOMA toteuttaa tätä varten alueorganisaatioiden toimintaa ja taloutta koskevan kartoituksen, niin että käytettävissä on riittävän tarkka lähtökohtatieto. Vastaava kartoitus tehdään myös Palvelevat matkailutoimistot verkostosta laajemman toimintakyselyn yhteydessä.

SUOMAn jäsenet saavat toiminnanjohtajalta ja hallituksen puheenjohtajalta tarvittaessa räätälöityä apua ja taustavaikuttamista ajankohtaisissa organisaatioiden kehittämiskysymyksissä. 

 

Koulutus ja laadun kehittäminen

Toimintakaudella 2010 panostetaan aktiivisesti koulutukseen ja laadun kehittämiseen.  Toiminta on jatkoa osin jo edellisillä kausilla valmistelluille ja käynnistetyille toimenpiteille.

SUOMA -akatemia käynnistetään aluksi lyhytkestoisilla koulutustilaisuuksilla.   SUOMA-akatemian laajemman virtuaalikoulutuksen käynnistämistä joudutaan lykkäämään, koska koulutuksen järjestäjä Adulta Oy joutui OPM:n tarkastuksen seurauksena vakaviin taloudellisiin vaikeuksiin oppisopimusrahoituksen epäselvyyksien vuoksi. Koulutuksen hoitamiselle heidän toimestaan ei ollut siinä tilanteessa realistisia mahdollisuuksia. Virtuaalikoulutuksen uutta toteutusta on valmisteltava jonkun muun kouluttajatahon kanssa, mutta sen toteuttaminen voitaneen käynnistää vasta vuoden 2010 loppupuolella. Koulutusohjelma on kuitenkin täysin valmis.

Jäsenistön tarpeista lähtevä koulutustarjonta tulee jatkossakin olemaan osa SUOMAn kiinteää toimintaa ja sitä kohdistetaan sekä alueellisten organisaatioiden tarpeisiin että matkailutoimistojen tarpeisiin.

Laadun kehittämistyössä keskitytään matkailuorganisaatioille räätälöidyn Laatutonni –valmennuksen edistämiseen ja uusien valmennusryhmien kokoamiseen. Laatutonnin ensimmäinen valmennusryhmä on läpikäynyt koulutuksen ja toimintavuoden aikana pyritään käynnistämään ainakin yksi uusi valmennusryhmä. Yleinen tiukentunut taloustilanne näyttää selvästi heikentävän organisaatioiden mahdollisuuksia panostaa valmennukseen.  Matkailuorganisaatioiden on kuitenkin pyrittävä mahdollisimman nopeasti yhtenäisen laatujärjestelmän piiriin.

 

Parhaat käytännöt kaikkien käyttöön

SUOMAn jäsenorganisaatioiden piirissä on kehitetty onnistuneita ratkaisuja hallinnollisella, toiminnallisella ja taloudellisella puolella ja toimintakauden aikana pyritään aktiivisesti löytämään parhaita käytäntöjä ja saamaan ne mahdollisimman laajan jäsenjoukon tietoisuuteen. Käytännössä tämä tapahtuu koulutusluonteisissa tapaamistilaisuuksissa, joissa pääpaino on valittujen jäsenten case -esimerkkien esittelyssä.  Samalla pyritään lisäämään jäsenten välistä vuorovaikutusta.  Case -esimerkit kootaan myös uusille internet- sivuille tulevalle jäsenfoorumille.

 

Vaikuttaminen päätöksentekoon

SUOMA ry pyrkii vaikuttaa matkailun valtakunnalliseen päätöksentekoon toimimalla mahdollisimman aktiivisesti eri foorumeilla ja yhteistyöryhmissä.  Näitä on esitelty tarkemmin toimintasuunnitelman kohdassa 11.

 

Muuta ajankohtaista

Matkailun edistämiskeskuksen roolin voidaan olettaa edelleen muuttuvan kun sen budjetti pienenee merkittävästi.  Jo aikaisemmin tehty linjaus Mekin keskittymisestä selkeästi Suomen matkailullisen imagomarkkinoinnin toteuttajaksi oletettavasti entisestään terävöityy.  Samalla lisääntyynee alueellisten organisaatioiden rooli tuotetarjonnan kokoajana, markkinoille viejänä ja tuotekehityksen ohjaajana.   

SUOMAn johdolla sovitaan MEK:n ja alueellisten organisaatioiden välisestä työnjaosta ja pelisäännöistä tiedotetaan jäsenistölle toimintakauden alussa.

SUOMA ry:n toiminta ja jäsenpohja ovat laajentuneet merkittävästi, kun i-kilpeä käyttävät matkailutoimistot ovat liittyneet jäseniksi tai tulleet mukaan SUOMAn toimintaan käyttöoikeusmaksuperiaatteella.  Uusia i-toimistojäseniä oli vuoden 2009 syksyllä 49  ja käyttöoikeusmaksun kautta toimintaan mukaan tulleita i-toimistoja oli 66.  Molempien määrissä odotetaan vielä pientä kasvua, koska huomattava määrä i-pisteitä käyttää vihreää i-kylttiä ilman uusien kriteerien mukaista lupaa.  Toisaalta kuntaliitokset jossain määrin vähentävät luvanhaltija toimistojen määriä ja osa nykyisistä pieneten kuntien itsenäisistä pisteitä muuttuu päätoimistojen filiaaleiksi.

Jäsenmäärän kasvaessa ja toimintatarpeiden lisääntyessä SUOMA ry:n henkilöresursointia tulee pystyä lisäämään ja toimintavuoden aikana tutkitaan siihen liittyviä vaihtoehtoja.  Talouspalveluita ja ajoittaisia toimistosihteeripalveluita hankitaan budjetin sallimissa rajoissa.  Muutaman vuoden sisällä SUOMAlle tulee saada vähintään osapäiväinen toiminnanjohtaja.

Kokonaisuutena SUOMA muodostaa 140 matkailuorganisaation verkoston.

 

2. jäsenistö

 

SUOMA ry:n jäsenmäärä on 24 varsinaista alueorganisaatiojäsentä (ml. matkailukeskusjäsenet) ja 49 matkailutoimistojäsentä ja 9 yhteistyöjäsentä.  Alueorganisaatiojäsenkentässä on tapahtunut jonkin verran muutoksia, jotka ovat vähentäneet alueorganisaatioiden määrää kolmella, mutta eivät kuitenkaan käytännössä ole heikentäneet verkoston kattavuutta. Etelä-Karjalassa kaksi alueorganisaatioita yhdistyi, Ylä-Savossa alueorganisaatiotoiminta loppui ja jäsenyys siirtyi Iisalmen kaupungille ja suuralueorganisaatio Saimaan Matkailu ry:n toiminta päättyi.

Alueorganisaatiojäsenet kattavat kuitenkin nyt hyvin koko maan ja niiden määrässä ei odoteta tapahtuvan oleellista kasvua.   Uusia jäseniä pyritään saamaan Lapista, koska siellä suuralueorganisaation toimintojen uudelleenjärjestelyt ovat siirtäneet painopistettä matkailukeskusorganisaatioihin. Suurin osa matkailutoimistoista on Suoman toiminnassa mukana käyttöoikeusmaksulla. 

 

3. Hallitus

 

Sääntöjen mukaan vuosikokouksen valitsemaan hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi vähintään neljä ja enintään 6 jäsentä ja lisäksi jokaiselle valitaan varajäsen.  Vuonna 2010 hallituksen kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusi jäsentä, joista vähintään kaksi valitaan matkailutoimistojen edustajista.

Hallitus nimeää SUOMA ry:n edustajat valtakunnallisten ja muiden laaja-alaisten yhteisöjen hallintoelimiin.

 

4. Toiminnanjohtaja

 

SUOMA ry ostaa osa-aikaisen operatiivisen toiminnanjohtajan palveluja  oman työn ohella Hannu Komu/Onvisio Consultingilta.  

 

5. I-jaos

 

Vuosikokous valitsee i-jaoksen, johon kuuluu 6 jäsentä ja näiden lisäksi i-jaoksen kokouksiin osallistuu myös yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja tai toiminnanjohtaja.  I-jaokseen valitaan mahdollisimman hyvä eri tähtiluokkia ja erityyppisiä i-toimistoja edustava koostumus.

 I-jaoksen tehtävänä on käsitellä vihreän-kilven käyttöoikeushakemukset ja myöntää käyttöluvat.  Lisäksi i-jaos käsittelee myös muita matkailutoimistojen toimintaan ja erityisesti koulutukseen liittyviä asioita.  Lupakäsittelyn vähentyessä I-jaoksen toiminnan painopistettä siirretään nimenomaan koulutuksen ja kehittämistoiminnan suuntaan.

 

6. Kokoukset

 

Hallitus kokoontuu v. 2010 vähintään neljä kertaa.  I-jaos määrittelee itse kokoustarpeensa, johon vaikuttaa osin uusien lupahakemusten käsittelyrytmi.

Vuosikokous pidetään sääntöjen mukaisesti ennen syyskuun loppua.  SUOMAn kesäseminaari järjestetään tutustumismatkan muodossa kesäkauden aikana.

 

7.  Koulutus

 

I-jaos on valmistellut i-toimistojen koulutusohjelman. Sen runkona tulee olemaan vuosittain järjestettävä laajempi verkostoitumisseminaari, koulutusta Matka messujen yhteydessä, Piiri kevätseminaarin yhteyteen järjestetty koulutus.

 Alueorganisaatioiden osalta tehdään koulutustarvekysely ja harkitaan toimenpiteitä sen mukaan.  Ainakin ”parhaat käytännöt kaikkien käyttöön” case seminaari tullaan toteuttamaan kauden aikana. 

Laadukkaita koulutustapahtumia on myös kaksi Piiri seminaaria ja Piiri päätapahtuma.  Kaikki SUOMAn tapahtumat ovat avoimia sekä matkailutoimistojäsenille riippumatta siitä kummalle ne on erityisesti suunnattu.

Huolellisesti suunnitellun SUOMA akatemia virtuaalikoulutuksen käynnistämiseen pyritään kohtuullisen ajan kuluessa ja Adultan korvaavaa koulutuskumppania etsitään aktiivisesti.  SUOMA-akatemia tulee käynnistyessään tarjoamaan jatkuvan koulutusfoorumin sekä pitkäkestoisen että lyhytkestoisen koulutuksen osalta.

Organisaatioiden kehittämiseen tähtäävää koulutus painottuu Laatutonni -valmennukseen.

Markkinoinnin osa-alueella PIIRI -yhteistoimintaverkosto järjestää vuosittaisen tasokkaan päätapahtuman lisäksi 3-4 seminaaritapahtumaa.  SUOMA on yksi PIIRI -toiminnan kolmesta päätoteuttajasta yhteisyössä Kuntaliiton ja SEKES ry:n kanssa.

 

8.  Internet -sivujen kehittäminen

 

Internet sivujen siirtyessä uudelle alustalle voidaan internetin kautta tehtäviä toiminnallisuuksia kehittää nykyistä paremmin ja aktiivisemmin. SUOMA siirtyy käyttämään Tietotalon Infoweb 3 alustaa.

Tärkeänä uutena osa-alueena on valtakunnallisen matkailutapahtumien kalenterin luominen. Jatkuvasti joudutaan toteamaan, että tapahtumia järjestetään päällekkäin tai liian lähekkäin tiedon puutteen takia.  Kalenterin perusversion tietojen kerääminen ulkoistetaan sopivalle matkailualan oppilaitokselle. Ulkoistamista jatketaan niin kauan, että kalenteri tulee tutuksi kaikille toimijoille. Lähtökohtana on ajan mittaan se, että tapahtumien järjestäjät päivittävät kalenteria omatoimisesti.

 

 9.  Edustajat työryhmissä ja yhteisöjen hallintoelimissä

 

SUOMA ry:n hallitus nimeää tarvittaessa edustajat työryhmiin.   Työryhmiin valittu henkilö tuo kokouksessa esille SUOMAn kannan ja toivomukset.  Työryhmän jäsen informoi säännöllisesti hallitusta ja toiminnanjohtajaa.

Hallitus pyytää tärkeisiin SUOMA ry:lle kohdistettuihin lausuntopyyntöihin kommentit jäsenistöltä, mikäli se on aikataulullisesti mahdollista. Hallitus päättää lausunnon lopullisesta muodosta.

SUOMA ry:n tavoitteena on olla mukana mahdollisimman laajasti valtakunnallisessa matkailuun liittyvässä päätöksenteossa ja valtakunnallisesti tärkeiden hankkeiden valmistelussa.

 

10.  SUOMA ryhmämyyntikiertue

 

SUOMAn ryhmämyyntikiertueet järjestetään yhteistyössä Comma Group Oy:n kanssa.  Kiertueille osallistuu vuosittain satoja matkailuyrityksiä ja kutsuttuja ryhmämatkoja tekeviä tahoja yli 3000. Tuotetorien aikatauluksi on toistaiseksi vakiintunut kahden kokeiluvuoden jälkeen alkutalvi ja syksy.  Kiertuetta kehitetään kuitenkin jokaisen kierroksen jälkeen tehtävän palautekyselyn pohjalta. Kiertueen merkitys on taantuman aikana entistäkin suurempi, koska kiertueella on mahdollista saavuttaa välittömästi vaikuttavia tuloksia ja löytää uusia kohderyhmiä. 

 

11. Yhteistyö ja jäsenyydet

 

MEK

MEK:n kanssa käsitellään toimintavuonna erityisesti työnjakoon liittyviä kysymyksiä.  SUOMA haluaa vaikuttaa myös uuden maaporatalin kehittämiseen ja siihen liittyvät asiat ovat painopistealueena. Edustajina laajemmissa keskusteluissa ovat puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja.

 

Työ- ja elinkeinoministeriö

Ministeriön matkailusta vastaavan virkamieheen pidetään jatkuvia yhteyksiä ja uusitaan edelleen toive matkailuorganisaatioiden pitkän aikavälin rahoitusta ja toimintamalleja selvittävän työryhmän perustamiseksi.  TEM on lisäksi käynnistämässä kansallisen matkailustrategian päivitystä ja siihen SUOMA pyrkii aktiivisesti vaikuttamaan.  Taloudellisen taantuman vaikutuksia matkailuelinkeinoon seurataan jatkuvasti ja tarvittaessa esitetään valtion taholle elinkeinon taholta tulleita toiveita. Alueorganisaatioilla ja matkailutoimistoilla on nyt tärkeä rooli ruohonjuuritason tilanteiden havainnoijina ja tiedon välittäjinä, niin että asioihin voidaan tarvittaessa yhteisesti reagoida.

 

Maaportaalin ohjausryhmä

Toiminnanjohtaja on MEK:n asettamassa maaportaalin ohjausryhmässä.  Ohjausryhmässä on myös SUOMAn jäsenalueorganisaatioiden edustajia.  SUOMA on esittänyt MEK:lle toiveen, että ohjausryhmän työtä jatketaan elokuussa 2009 avatun portaalin kehittämiseksi.

 

Matkailustrategian seurantaryhmä

Toiminnanjohtaja on asiantuntijajäsenenä TEM:n asettamassa matkailustrategian seurantaryhmässä.

 

Suomen matkatoimistoalan liitto - SMAL

Suomen matkatoimistoalan liiton kanssa jatketaan hyvää yhteistyötä ja erityisesti sitä tiivistetään MATKA messuihin ja siellä järjestettävään koulutukseen liittyen. SMAL on ottanut kiitettävän hyvän roolin myös kotimaan matkailun ja matkailuorganisaatioiden huomioimisessa.   SUOMA on SMAL:n toimialajäsen ja SMAL SUOMAn yhteistyöjäsen.

 

Linja-autoliitto

SUOMA on Linja-autoliiton toimialajäsen ja Linja-autoliitto SUOMAn yhteistyöjäsen.

 

Tiehallinto

SUOMA ry antaa pyydettäessä Tiehallinnolle lausuntoja I-toimistoihin liittyvistä ennakko-opasteista ja on puheenjohtajan kautta mukana Tiehallinnon valtakunnallisessa matkailun toimintaedellytyksiä tukevassa työryhmässä ja tarvittaessa muissa matkailuliikenteeseen vaikuttavissa työryhmissä.

SUOMA ry toimii lausunnonantajana Tiehallinnon matkailutie anomuksiin ja toimittaa Tiehallinnolle jatkuvasti päivitettävää luetteloa käyttöoikeusluvan saaneista I-toimistoista.

 

MATKA -messut

Toiminnanjohtaja on SUOMA ry:n edustajana MATKA -messujen näyttelytoimikunnassa. 

MATKA -messuilla toteutetaan nyt toista kertaa Kotimaan infopiste, jota täydennetään halleissa liikkuvilla oppailla. MATKA 2009 operaatio sai erittäin hyvää palautetta sekä näytteilleasettajilta että messuvierailta.  Infopiste antaa tietoa kaikista kotimaan näytteilleasettajista ja asiakkaat viedään tarvittaessa haluamalleen osastolle.  Oppaita on käytännössä kaikista Suomen matkailualan oppilaitoksista ja infotoiminnan lisäksi tapahtuma tutustuttaa oppilaitoksia ja SUOMAa /sen jäsenorganisaatioita toisiinsa. Myös opiskelijat oppivat käytännön tasolla tuntemaan matkailualueita.  Lisäksi tapahtuma on erinomainen näköalapaikka Palvelevat matkailutoimistot verkostolle.

 

PIIRI

SUOMA on aktiivisesti kehittämässä yhdessä Kuntaliiton ja SEKES ry:n kanssa PIIRI yhteisöä(www.piiri.info),

johon kaikki SUOMAn toiminnassa mukana olevat henkilöt voivat liittyä. Piirin tavoitteena on kehittää kunnallisen sektorin markkinointivalmiuksia. Puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja ovat mukana Kuntamarkkinoinnin SM kisojen matkailusarjan tuomaristossa. PIIRI järjestää suuren päätapahtuman ja kaksi seminaaria.

 

Maaseutupolitiikan yhteistyöryhmän matkailun teemaryhmä

SUOMA saa teemaryhmältä ajankohtaista tietoa suoraan ja sen lisäksi teemaryhmässä kulloinkin oleva alueorganisaation edustaja informoi SUOMAa  teemaryhmän toiminnasta. Tavoitteena on saada kattavaa informaatiota maaseutumatkailun kehittämisestä ja välittää teemaryhmälle tietoa koko matkailukentän toiminnasta.

Mediayhteistyö
SUOMA edesauttaa laajojen kotimaan matkailunäkyvyyksien kehittymistä eri medioissa ”ohjaavalla konsultoinnilla”.  Mediayhteistyötä jatketaan mm. Lomasuomi -lehden ja lomasuomi.fi -portaalin kanssa, plaza.fi:n/Yhtyneiden Kuvalehtien kanssa sekä gofinland.fi  portaalin kanssa.  SUOMAlla ei ole kaupallista mediaostosidosta ko. medioihin, mutta SUOMA tiedottaa sovitusta  jäsenistölleen.  Palvelevat matkailutoimisto verkoston näkyvyydestä on sovittu LomaSuomi lehden kesä ja talvinumeroihin, Look at Finland lehden kesä ja talvinumeroihin, lomasuomi.fi portaaliin, gofinland.fi portaaliin ja visitfinland.com portaaliin ja yhteistyö jatkuu kaikkien kanssa.  Kokonaisuuden mainosarvo on erittäin merkittävä ja organisaatiokohtaisesti jaettuna moninkertaisesti suurempi kuin jäsen- tai käyttöoikeusmaksu.

 

Tutkimus

SUOMA toimii Taloustutkimus Oy:n toteuttamaan matkailualuetutkimuksen päätilaajana ja vaikuttaa keskeisesti tutkimuksen sisältöön.  Jäsenistö saa tutkimuksen alueellisesti räätälöidyt versiot erikoishintaan. Kyseinen tutkimus on tällä hetkellä ainoa laaja kotimaan matkailututkimus ja lisäksi tutkimuksella on n. 20 vuoden historia, mikä mahdollistaa myös pitkän aikavälin kehityksen seuraamisen.

 

Muu yhteistyö 

SUOMA ry:n edustaja osallistuu tarvittaessa hallituksen päätöksellä muihin valtakunnallisesti merkittäviin yhteistyöryhmiin tai hallintoelimiin.  Toimintakauden aikana käydään yhteistyökeskustelua myös Maran kanssa tavoitteena löytää yhteiset linjaukset suuriin matkailukysymyksiin.  Osa SUOMAn jäsenistä on myös MARAn jäseniä. 

12.  Tiedottaminen

 

Sisäistä tiedotusta tehdään pääsääntöisesti sähköisesti. Painettu yhdistyksen esittely tuotetaan uusintapainoksena nykyisestä esitelehtisestä jaettavaksi erilaisissa tapahtumissa ja kokouksissa. SUOMA ry:n kotisivuja kehitetään aktivoivaan suuntaan tiedottamalla ja julkaisemalla tapahtumien aineistoa. Projekteissa ja yhteistyöhankkeissa mukana olevat vastuuhenkilöt viestivät säännöllisesti hallitukselle ja toiminnanjohtajalle, joiden kautta informaatiota välitetään jäsenistölle.

Sekä sidosryhmä- että lehdistötiedottamisen taustatiedoiksi hankitaan valtakunnallinen tilastotieto Art Travel Oy:n kautta.

 

13.  Talous

 

SUOMA ry:n kokonaisbudjetti vuodelle 2010 on         60 550 euroa.

Jäsenmaksut:

Jäsenmaksut pidetään vuoden 2009 tasolla ja ne ovat:

Alueorganisaatiojäsenet/matkailukeskusjäsenet      650 euroa

SUOMAn jäsenalueiden matkailutoimistot                 325 euroa(myös käyttöoikeusmaksu sama)

Muut matkailutoimistot                                                  455 euroa(myös käyttöoikeusmaksu sama)

Yhteistyöjäsenet                                                             550 euroa

 

Palkkiot ja matkakulujen korvaukset:

Palkkioita SUOMAn hallituksen jäsenille tai edustajille työryhmissä ei makseta.  Matkakuluja voidaan korvata hallituksen päätöksellä tapauskohtaisesti, mikäli edustajan oma työantaja ei niitä korvaa.

 

14. Muu toiminta

Hallituksen hyväksymänä ja budjettivarojen puitteissa on mahdollisuus toteuttaa myös muita jäsenistön tärkeäksi näkemiä toimintoja ja hankkeita.